Πόσα email γράφεις, διαβάζεις, προωθείς κάθε ημέρα; Αν το email αποτελεί εργαλείο δουλειάς διάβασε το παρακάτω κείμενο. Είναι αρκετά μακροσκελές επίτηδες, στόχος μου δεν είναι να σας αρέσει, αλλά να σας βοηθήσει. Καναπές, ποτάκι, σημειώσεις, φύγαμε!

Συχνά ο τρόπος που εκφραζόμαστε δεν είναι σαφής, ως αποτέλεσμα είτε ελλιπούς είτε ακόμη εκτενούς γνώσης του αντικειμένου που χειριζόμαστε, λόγω διαφόρων παραγόντων όπως πχ βιασύνη, ενημέρωση ανθρώπων που δεν γνωρίζουν το πλαίσιο και άλλα. Επειδή το πρώτο στοιχείο για μια σωστή συνεννόηση μεταξύ των μερών είναι η σαφήνεια, το κείμενό μου αυτό ήρθε για να σας δώσει μερικά χρήσιμα εργαλεία:

1. θέμα
2. σκοπός του email (purpose) μαζί με το στόχο δράσης (call to action)
3. σαφές & λακωνικό κείμενο κατά προτίμηση σε ενεργητική φωνή

Η σωστή γραφή των email σας γλυτώνει χρόνο και κόπο, περιττές ερωτήσεις ενώ προσθέτει πόντους στην αξιοπιστία σας, μια που η σωστή χρήση του λόγου εκτός από αποτελεσματική είναι και σπάνιο ποιοτικό χαρακτηριστικό. Ειδικά αν είστε senior management τότε το οφείλετε στους συνεργάτες σας εντός και εκτός του οργανισμού.

Πρώτο: θέμα με keywords.

Το πρώτο πράγμα που θα διαβάσει ο παραλήπτης του email σας είναι το θέμα του στο subject line. Είναι πολύ σημαντικό να καταλαβαίνει από αυτό το σκοπό αυτού του email, και ειδικά τι ζητάτε από τον ίδιο να κάνει σχετικά με αυτό που θα διαβάσει. Σκεφτείτε ότι από αυτό θα κριθεί το πόσο γρήγορα και με τι ποσοστό προσοχής θα το διαβάσει. Εννοείται αποφύγετε να στέλνετε τα πάντα με τη μορφή του κατεπείγοντος γιατί θα δείτε το παραμύθι με τον ψεύτη το βοσκό να εκτυλίσσεται στην καθημερινότητά σας (μετά τα δύο- τρία πρώτα urgent δεν θα σας διαβάζουν πλέον παρά μόνο όταν δεν έχουν κάτι άλλο να κάνουν)

Μια που πολλές επικοινωνίες κρατούν τους κώδικες συνεννόησης διεθνείς (στα Αγγλικά) τους παραθέτω:

• ACTION – ο παραλήπτης πρέπει να προβεί σε κάποια δράση
• SIGN – απαιτείται η υπογραφή από τον παραλήπτη
• INFO – Μόνο ως πληροφόρηση και δεν απαιτείται απάντηση ή κάποια δράση σχετικά
• DECISION – απαιτεί κάποια απόφαση από τον παραλήπτη
• REQUEST – χρειάζεται την άδεια ή την έγκριση του παραλήπτη
• COORD – (Coordination)/ απαιτείται συντονισμός από  ή σε συνεργασία με τον παραλήπτη

Με απλά λόγια: την επόμενη φορά που στέλνεις ενημερωτικό email σχετικά με το status ενός προγράμματος, μιας συνεργασίας κλπ, δοκίμασε να γράψεις στο θέμα: INFO- status update. Αν όμως με το email σου ζητάς από τον προϊστάμενό σου την άδεια να απουσιάσεις τότε στο subject line γράψε: REQUEST- vacation. Αν είσαι project manager που χρειάζεσαι απαντήσεις από διάφορα μέλη της ομάδας σου για να συντάξεις ένα report προς τον πελάτη τότε γράψε στο θέμα του email προς την ομάδα σου ACTION- και το θέμα σου πχ: weekly implementation report (αυτό δηλαδή το οποίο θέλεις να συντάξεις και σου χρειάζονται τα στοιχεία από την ομάδα σου, οι οποίοι πρέπει να προβούν στην ενέργεια ενημέρωσής σου).

Μην σου φαίνεται περίεργο που κάποιες φορές οι συντομογραφίες μοιάζουν αρκετά… απλοϊκές και… προφανείς ή ακόμη και υπερβολικές γιατί είναι γραμμένες με κεφαλαία. Σκέψου πόσο απλό θα σου ήταν να μάθει το μάτι σου (και όλων όσων θέλεις να συνεννοείσαι εύκολα και γρήγορα) να διακρίνει αυτές τις 6 συντομογραφίες σχεδόν «αυτόματα» και να ανταποκρίνεται άμεσα και εύκολα.

Το θέμα στις συνεννοήσεις είναι να κάνουν τη δουλειά πιο εύκολη και γρήγορη για όλους, γι αυτό η κεντρική συστηματοποίηση είναι κλειδί επιτυχίας που θα το καταλάβεις στην πορεία. Σκέψου πχ ότι αν γράφεις κάθε φορά κάτι άλλο, ή κάτι πολύ μακροσκελές, ή κάτι περιγραφικό, τότε το μάτι του παραλήπτη δεν θα είναι αρκετό, θα πρέπει να το διαβάσει και να το σκεφτεί για να σε καταλάβει. Και… θα το κάνει;

Σκέψου το θέμα του email σου σαν το 50% της επιτυχίας επικοινωνίας σου. Και σου έχω και ένα μυστικό: κάθε φορά που γράφεις σωστά, ακριβολογείς. Με λίγα λόγια, πιέζεσαι να σκεφτείς το τι ακριβώς χρειάζεσαι από τον καθένα στον οποίο στέλνεις email πριν τους γράψεις. Και έτσι σώζεις ζωές από ανούσια email που κλατάρουν το inbox των συνεργατών σου.

Δεύτερο: Bottom line up front
(μπορεί να το έχεις δεί και ως BLUF αν επικοινωνείς με διεθνείς οργανισμούς).

Σκοπός του email και δράση που απαιτείται. Και μην μπερδεύεσαι… αυτά μπαίνουν στην πρώτη σειρά του κειμένου σου, πρώτα- πρώτα!

Εντάξει τώρα… αν θέλουμε να το τερματίσουμε στην Αμερικανιά το BLUF πρέπει να απαντάει στα 5 W: who, where, when, why. (ποιος, πού, πότε, γιατί). Με λίγα λόγια το BLUF είναι το email σου σε σφινάκι και προσφέρει στον παραλήπτη την πιο σημαντική (και σύντομη) πληροφορία για τον αναγνώστη. Και ένα παράδειγμα:

BLUF: ξεκινώντας από την Δευτέρα 7 Μαίου, όλα τα ψηφιακά αρχεία που αφορούν στον κλάδο ταδε της εταιρίας αντικαθίστανται με φακέλους ανά τμήμα εντός του icloud. Απαιτείται η ψηφιακή υπογραφή σας ως την Παρασκευή 25 Απριλίου στις 2 προκειμένου να γίνει η μετάβαση των αρχείων.

Το BLUF (το νόημα-ζουμί στην αρχή του μαιλ σας) βοηθάει τους παραλήπτες να αφομοιώσουν την ανακοίνωση, απόφαση και να πληροφορηθούν πότε θα αρχίσει να ισχύει. Συχνά οι παραλήπτες δεν χρειάζονται να γνωρίζουν τις λεπτομέρειες σχετικά με μια απόφαση, απλά χρειάζεται πάντα να νιώθουν ότι η επικοινωνία είναι η σύντμηση της πληροφορίας και υπάρχει και η ιστορία της.

Αν συνηθίσετε να χρησιμοποιείτε το BLUF θα διαπιστώσετε ότι οι άνθρωποι καταλαβαίνουν αλλά και νιώθουν καλύτερα για δύο λόγους: πρώτον γιατί λαμβάνουν το σαφές σύντομο μήνυμά σας και δεύτερον γιατί νιώθουν ότι τους σέβεστε παραθέτοντας το ιστορικό (το οποίο μπορούν/ αν θέλουν να διαβάσουν).

Στη δουλειά μου είναι η αλήθεια δεν χρησιμοποιώ την Αμερικανιά BLUF που έτσι κι αλλιώς στα Ελληνικά θυμίζει πιο πολύ μπλόφα παρά κεντρική ιδέα, αλλά γράφω κάτι που όλοι καταλαβαίνουν όπως: bottom line με bold γράμματα, ή ακόμη καλύτερα κάνω highlight το bottom line (το σημαντικό είναι να βρίσκεται στην αρχή του μαιλ και όχι στη μέση ή στο τέλος).

Παραθέτω άλλο ένα παράδειγμα:

Θέμα του email: INFO – τηλε εργασία

Αγαπητή Ελενα,

Bottom line: θα μειώσουμε τον αριθμό ημερών που μπορούν οι υπάλληλοι να εργάζονται από το σπίτι τους κατά 2 εργάσιμες, ξεκινώντας την 1^η Δεκεμβρίου.

Πλαίσιο:

• Είναι μια προσπάθειά μας να επαναφέρουμε την κανονικότητα στη συνεργασία και τις συνεννοήσεις μεταξύ των στελεχών της εταιρίας μας.
• Επίσης θα δοθεί η ευκαιρία σε όλους να γνωρίσουν και να έρθουν κοντά με νέα μέλη των ομάδων παραγωγής.
• Ομόφωνα η διοίκηση στηρίζει αυτή την πρόταση του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού

Η Έλενα λοιπόν ξέρει με την πρώτη ματιά ότι το email αφορά ενημέρωση (INFO). Επίσης στα γρήγορα (από το κινητό της που λέει ο λόγος) διάβασε το νόημα της επικοινωνίας. Και όταν πήγε στο γραφείο, διάβασε τα bullet points με τα οποία κατάλαβε ότι αυτή η κεντρική αλλαγή στο μοντέλο συνεργασίας με την εταιρία ήταν μια σοβαρή υπόθεση, είχε λόγο που συνέβη, και η διοίκηση το σκέφτηκε προσεκτικά μεν, αλλά και την σεβάστηκαν, μια που της παραθέτουν το πλαίσιο στο οποίο πάρθηκε η απόφαση.

Τρίτο: Κάνε οικονομία στα λόγια
(οι Αρχαίοι Έλληνες το έλεγαν «Λακωνίζειν» και έλεγαν ότι «εστί φιλοσοφείν»
ξέρω γώ; Κάτι θα ήξεραν…)

Η άσκηση που προσπαθώ να εφαρμόζω είναι να χωράνε αυτά που θέλω να γράψω στο πλαίσιο έτσι ώστε ο άλλος να μην πρέπει να σκρολάρει για να διαβάσει το σεντόνι μου…

Και εδώ συμπληρώνω και κάτι γλωσσικό που πάντα βοηθάει το κείμενο να έχει σωστή ενέργεια και ένα ζυγισμένο λόγο.

Προτιμάτε να εκφράζεστε με ενεργητική φωνή αντί για παθητική, δηλαδή μην γράψετε «Οι ομάδες κατανέμονται με βάση το χρώμα που τους έχουμε δώσει» αλλά «Κατανείμετε τις ομάδες με βάση το χρώμα που τους έχουμε δώσει».

Το ρήμα είναι η πιο δυναμική λέξη στις προτάσεις σας. Φροντίζοντας να το χρησιμοποιείτε σε ενεργητική φωνή ενώ παράλληλα κρατάτε τις προτάσεις σας σύντομες και απλές (όχι σύνθετες), γίνεστε πιο εύκολα και σίγουρα αντιληπτοί.

Και τι γίνεται με τα email που πρέπει να έχουν μεγάλο περιεχόμενο;

Είναι χρήσιμο να κρατούμε στο σώμα του email τις επικοινωνιακές πληροφορίες και όχι υπερανάλυση, και αυτό δομείται όπως εξηγώ πιο πάνω. Εάν όμως απαιτείται αναλυτική αναφορά (και συμβαίνει στ’ αλήθεια αρκετές φορές) τότε το αναλυτικό περιεχόμενο δεν αρμόζει στο σώμα του email, αλλά σε ένα ξεχωριστό αρχείο. Γράψτε σε όποια μορφή είναι το περιεχόμενό σας ένα αντίστοιχο αρχείο, document; Παρουσίαση; Excel ; ανεβάστε το στον online server στον οποίο μοιράζεστε αρχεία και στείλτε το link. Με αυτό τον τρόπο (αντί δηλαδή να στείλετε επισυναπτόμενο αρχείο) εξασφαλίζετε ότι αυτοί που έχουν το email σας έχουν πρόσβαση στην πιο πρόσφατη μορφή του αρχείου που θέλετε να έχουν.

Δεν θέλω να σας αγχώσω, αλλά αν δεν έχετε συνηθίσει να συνεργάζεστε με shared documents σε κάποιο online χώρο… απλά πρέπει να μάθετε. Το πώς γράφουμε emails έτσι ώστε να διασφαλίζουμε έγκαιρη και έγκυρη κατανόηση της επικοινωνίας μας είναι must. Για φανταστείτε ότι η οργάνωση της επικοινωνίας είναι κάτι που ποτέ δεν μας δίδαξαν, αλλά μπορεί να μας βελτιώσει τη συνεννόηση με την ομάδα μας ως και 50% !!!!